Vracht- en douanedocumenten automatiseren, van CMR tot certificaat
Vrachtbrieven en douanepapieren staan klaar bij de zending. Certificaten en pakbonnen zijn gecontroleerd tegen je ERP. Jullie keuren goed, de zending gaat met de juiste papieren de deur uit.
Boltrics- CMR
- Paklijst
- Douanefactuur
Een order klaar voor verzending.
Wat doet de digitale collega met documenten?
Hij stelt de papieren voor een zending op en controleert wat er binnenkomt. Bij elke zending en elke levering hoort papierwerk. Vrachtbrieven en douanepapieren die je moet opstellen, certificaten die je moet bewaren en meeleveren, pakbonnen die moeten kloppen met wat je bestelde. Hij haalt de gegevens uit het document en je ERP, vergelijkt ze en zet klaar wat er moet gebeuren. Wat ontbreekt of afwijkt, ziet je team meteen.
Uitgaande documenten
CMR, paklijst en de douanedocumenten die de zending vraagt, zoals invoice, T1 of certificate of origin. Met colli, gewicht en goederencodes uit de order.
Inkomende documenten
Certificaten en pakbonnen uitgelezen en vergeleken met de inkooporder. Ontbreekt een certificaat of klopt het niet, dan zie je dat meteen.
Alles terug te vinden
Elk document gekoppeld aan de order of ontvangst in je ERP, zodat je het terugvindt als iemand erom vraagt.
Van binnenkomst tot klaar, per document
Kies een document en zie hoe de digitale collega het afhandelt. Telkens dezelfde aanpak: uitlezen, vergelijken met je ERP, klaarzetten, en jullie keuren goed.
Order klaar voor verzending
Gemeld vanuit het magazijn
Zending samengesteld
Uit order en magazijn
Papieren bepaald
Wat hoort bij deze zending?
Documenten opgesteld
Concepten bij de zending
Het resultaat verschijnt als alle stappen klaar zijn.Jullie bepalen wanneer je meekijkt
Goedkeuren is een klik. Gaat het steeds goed, dan zie je alleen nog de uitzonderingen.
Eerst keur je alles goed
In het begin zie je elk document voordat het in je ERP komt of met een zending meegaat.
Per controle een eigen regel
Per controle bepaal je of je hem altijd ziet, of alleen als er iets afwijkt. Wat zonder akkoord door mag, leggen we samen vast.
Alles terug te zien
Elke stap wordt vastgelegd. Elk document is te herleiden tot de order of levering waar het bij hoort.
- Gegevens compleetAltijdBij afwijking
- Gelijk aan inkooporderAltijdBij afwijking
- Zending buiten de EUAltijdBij afwijking
- Certificaat ontbreektAltijdBij afwijking
Werkt in wat er al staat
Hij werkt in je eigen mailbox en ERP. Er hoeft niets over en er wordt niets vervangen.
Business Central
Exact
SAP
AFAS
Ridder iQ
Isah
Odoo
Infor
Oracle NetSuite- Boltrics
Outlook
Welke koppelingen jullie nodig hebben en wat er in jullie omgeving mogelijk is, bepalen we samen tijdens de binnendienstscan.
Vragen over documentverwerking
Kan AI vrachtbrieven en douanedocumenten opstellen?
Ja, een digitale collega van Flowstead zet de vracht- en douanedocumenten voor een zending klaar uit de order in je ERP, van CMR en paklijst tot invoice, T1 of certificate of origin. Ontbreekt er iets, zoals een goederencode, dan zie je dat voordat de zending vertrekt. Jullie keuren goed.
Welke documenten kan de digitale collega verwerken?
Uitgaand: CMR, paklijsten en douanedocumenten zoals invoice, T1, EUR.1 en certificate of origin. Inkomend: materiaal- en analysecertificaten en pakbonnen. Welke documenten jullie zendingen vragen, brengen we in de binnendienstscan in kaart.
Wat als een certificaat ontbreekt of niet klopt?
Dan zie je dat bij de ontvangst, niet pas als de klant erom vraagt. Jullie beslissen wat er moet gebeuren.
Wat als een document een slechte scan of foto is?
Dan leest hij wat leesbaar is en zegt hij wat niet lukt. Hij gokt niet: wat hij niet zeker weet, legt hij aan jullie voor.
Waar worden de documenten bewaard?
Bij de order of ontvangst in je eigen ERP. In de omgeving van Flowstead staat het dossier in Nederland zolang je met ons werkt. Stop je, dan krijg je alles mee.
Wat hij nog meer overneemt
01OffertesElke aanvraag een kloppende offerte, met de juiste prijs voor die klant.
02OrdersElke order kloppend in je ERP, zonder dat iemand hem overtikt.
03MateriaalplanningOp tijd weten wat je moet bestellen, voordat een order vastloopt op materiaal.
05KlantvragenKlanten sneller geholpen. Alleen de uitzonderingen komen nog bij jullie op het bureau.Eerst weten waar het beter kan.
VoorgesprekDagdeel op de vloerStappenplan
Nog niet duidelijk waar je begint? In een voorgesprek met directie en binnendienst en een dagdeel met jullie eigen orders en documenten brengen we de kansen in kaart. Je krijgt een stappenplan per proces, geprioriteerd op impact en investering.
De scan is los af te nemen. Het stappenplan is van jullie, ook als je niet met ons verder gaat.