Hoe een digitale collega op de binnendienst werkt
Hij koppelt aan de systemen die jullie al gebruiken, legt jullie werkwijze vast en zet het werk klaar. Jullie keuren goed.
Wij doen het handwerk. Jullie het vakwerk.
Vier onderdelen, en bij elk houden jullie de regie.
Mail, ERP, CRM, Excel, pdf en klantportalen. Hij leest en schrijft in jullie eigen systemen, met niet meer rechten dan nodig. Er hoeft niets over.
VoorbeeldDigitale collegaKoppelingenFlowstead
Business Central
Outlook
Boltrics
Excel
ExactKlantportaalKlantafspraken, uitzonderingen en elke correctie van jullie team worden vastgelegd. Zo wordt hij beter op precies de gevallen die nu tijd kosten. Die kennis is van jullie en neem je mee.
Wat altijd hetzelfde gaat, loopt via vaste regels. AI zetten we in waar het iets toevoegt, zoals bij een rommelige mail of een onbekende omschrijving. Dat maakt hem betrouwbaar en voorspelbaar in kosten. We zijn niet gebonden aan een taalmodel en kiezen per taak het beste.
Per controle stel je in of je hem altijd ziet of alleen bij een afwijking. In het begin zie je alles. Wat zonder akkoord door mag, leggen we samen vast.
Business CentralOutlookBoltricsExcelExactVan kennismaking tot eerste digitale collega
Je ziet het werken met jullie eigen data voordat er iets gebouwd wordt.
Intake en inventarisatie
We brengen jullie proces, systemen en afspraken in kaart. Weet je nog niet waar je wilt beginnen? Dan kun je eerst een losse binnendienstscan laten doen.
Demo met jullie data
Een werkend voorbeeld met jullie eigen orders en documenten. Zo zie je wat het doet voordat er gebouwd wordt.
Bouw
We koppelen jullie systemen, leggen de afspraken vast en testen op jullie eigen historische orders.
Live
Binnen vier weken draait de eerste digitale collega. In het begin keuren jullie alles goed.
Verder
Een dashboard laat zien welke digitale collega's voor jullie aan het werk zijn en hoe ze presteren. Daarna pakken we het volgende proces op.
Security en governance, tot in detail
Zo gaan we om met jullie data, toegang en de inzet van AI.
Data in Nederland
Opslag in Nederland, taalmodellen in de Europese datazone.
Een eigen omgeving
Per klant gescheiden, en jullie data traint geen AI-modellen.
Veilig inloggen
Met tweestapsverificatie of jullie eigen Microsoft-account.
Alles herleidbaar
Elke stap is terug te voeren tot de bron.
Zicht op AI
In het dashboard zie je waar en hoe AI in jullie organisatie wordt ingezet. Dat helpt bij wat de AI Act van jullie vraagt.
Verwerkersovereenkomst
Standaard, voor elke klant.
Geen verrassingen
Twee manieren van werken, allebei met een prijs vooraf. De binnendienstscan is ook los af te nemen.
Losse binnendienstscan
Voor wie nog niet weet waar te beginnen: een zelfstandig onderzoek met een vaste prijs en een stappenplan. Weet je al wat je wilt, dan hoort de inventarisatie bij de intake.
Licentie
Eenmalig de implementatie, daarna een vaste prijs per maand. Alle gebruikers, onderhoud, support en hosting zitten erin.
Project in jullie eigen omgeving
Een projectprijs vooraf, op basis van de scope. Daarna service en onderhoud per maand.
Vragen over hoe het werkt
Met welke systemen kan een digitale collega koppelen?
Een digitale collega van Flowstead koppelt met de systemen die jullie binnendienst al gebruikt: mail, ERP, CRM, Excel, pdf en klantportalen. We werken onder meer met Microsoft Dynamics 365 Business Central, Exact en Boltrics. Tijdens de intake inventariseren we welke koppelingen jullie nodig hebben.
Welke toegang heeft een digitale collega nodig?
Toegang tot de mailbox en de systemen waar hij mee werkt, met niet meer rechten dan nodig voor zijn taak. Wie in het dashboard kan en wie mag goedkeuren, bepalen jullie.
Wat is het verschil tussen een licentie en een project?
Bij een licentie draait de digitale collega in een eigen omgeving bij Flowstead. Je betaalt eenmalig voor de implementatie en daarna per maand. Bij een project bouwen we hem in jullie eigen omgeving, voor een vaste projectprijs, met daarna service en onderhoud per maand.
Wie beheert de digitale collega na de livegang?
Flowstead. Onderhoud, support en aanpassingen aan jullie werkwijze zitten in de licentie. Bij een project spreken we vooraf af wie wat beheert.
Wat als de digitale collega een keer niet werkt?
Dan doet jullie binnendienst het werk zoals nu, met de hand. Er gaat niets verloren en er gaat niets ongecontroleerd de deur uit. Meldingen pakken we binnen een werkdag op.
Wat betekent de AI Act voor ons?
Flowstead is aanbieder van de digitale collega, jullie zijn gebruiker. Voor de livegang krijgen jullie een gebruikersinstructie en een risico-inschatting. In het dashboard zien jullie waar en hoe AI wordt ingezet.
Eerst weten waar het beter kan.
VoorgesprekDagdeel op de vloerStappenplan
Nog niet duidelijk waar je begint? In een voorgesprek met directie en binnendienst en een dagdeel met jullie eigen orders en documenten brengen we de kansen in kaart. Je krijgt een stappenplan per proces, geprioriteerd op impact en investering.
De scan is los af te nemen. Het stappenplan is van jullie, ook als je niet met ons verder gaat.