Klantvragen sneller beantwoorden, vanuit je eigen ERP
Waar blijft mijn order? Kan er nog iets bij? Mag ik het certificaat? De digitale collega zoekt het op in je ERP en zet het antwoord klaar. Alleen de uitzonderingen komen nog bij jullie op het bureau.
Exact- Order
- Voorraad
- Wijziging
- Antwoord
Een vraag van een klant.
Wat doet de digitale collega bij klantvragen?
Hij leest de vraag, zoekt het antwoord op in je ERP en zet een conceptantwoord klaar in jullie mailbox. De meeste vragen zijn snel beantwoord, als je weet waar je moet kijken. Hij zoekt de order, de status en de documenten op en schrijft het antwoord in jullie toon. Is er iets aan te passen, zoals een aantal of een leverdatum, dan zet hij ook die wijziging klaar. Na controle door een medewerker staat die in je ERP.
Vraag begrijpen
Over welke order, welke klant en wat er precies gevraagd wordt.
Opzoeken in je ERP
Status, levertijd, voorraad en documenten, rechtstreeks uit je eigen systemen.
Antwoord klaarzetten
Een conceptantwoord in je eigen mailbox, en waar nodig een aangepaste order.
Van vraag tot antwoord
Om 09:05 vraagt een klant of er nog 10 stuks bij een order kunnen. Zo is het antwoord klaar voordat iemand de mail heeft gelezen.
Vraag ontvangen
Uit de inbox klantenservice
Vraag begrepen
Wat wil de klant?
Order opgezocht
Uit Exact
Wijziging en antwoord klaar
In Exact en Outlook
Het resultaat verschijnt als alle stappen klaar zijn.Jullie bepalen wanneer je meekijkt
Goedkeuren is een klik. Gaat het steeds goed, dan zie je alleen nog de uitzonderingen.
Eerst keur je alles goed
In het begin zie je elk antwoord voordat het naar je klant gaat.
Per controle een eigen regel
Per soort vraag bepaal je of je hem altijd ziet, of alleen als er iets afwijkt. Wat zonder akkoord door mag, leggen we samen vast.
Alles terug te zien
Elke stap wordt vastgelegd. Elk antwoord is te herleiden tot de vraag en de gegevens waar het op gebaseerd is.
- Vraag over orderstatusAltijdBij afwijking
- Document opvragenAltijdBij afwijking
- OrderwijzigingAltijdBij afwijking
- Klacht of retourAltijdBij afwijking
Werkt in wat er al staat
Hij werkt in je eigen mailbox en ERP. Er hoeft niets over en er wordt niets vervangen.
Business Central- Exact
SAP
AFAS
Ridder iQ
Isah
Odoo
Infor
Oracle NetSuite
Boltrics
Salesforce
HubSpot- Outlook
Welke koppelingen jullie nodig hebben en wat er in jullie omgeving mogelijk is, bepalen we samen tijdens de binnendienstscan.
Vragen over klantvragen beantwoorden
Kan AI klantvragen uit de mail beantwoorden?
Ja, een digitale collega van Flowstead leest klantvragen in jullie mailbox, zoekt het antwoord op in je ERP en zet een conceptantwoord klaar. Iemand van jullie team kijkt of het klopt en verstuurt het.
Stuurt de digitale collega zelf antwoorden naar klanten?
Nee, er gaat geen mail naar een klant zonder akkoord van jullie team. Het antwoord staat klaar in jullie eigen mailbox, jullie versturen.
Welke vragen kan hij beantwoorden?
Vragen over orderstatus en levertijd, wijzigingen in aantallen of leverdatum, en het opvragen van documenten zoals een certificaat of pakbon. Bij een klacht of retour zet hij klaar wat hij weet, de afhandeling blijft bij jullie.
Schrijft hij in onze toon?
Ja, de toon van jullie mails leren we hem aan bij de start. Elke aanpassing die jullie doen, wordt vastgelegd, zodat het volgende antwoord er dichterbij zit.
Werkt het in onze gedeelde mailbox?
Ja, de digitale collega werkt in jullie eigen Outlook-mailbox, ook als die gedeeld is. Klanten krijgen antwoord van het adres dat ze kennen.
Wat hij nog meer overneemt
01OffertesElke aanvraag een kloppende offerte, met de juiste prijs voor die klant.
02OrdersElke order kloppend in je ERP, zonder dat iemand hem overtikt.
03MateriaalplanningOp tijd weten wat je moet bestellen, voordat een order vastloopt op materiaal.
04Vracht- en douanedocumentenElke zending de deur uit met de juiste papieren erbij.Eerst weten waar het beter kan.
VoorgesprekDagdeel op de vloerStappenplan
Nog niet duidelijk waar je begint? In een voorgesprek met directie en binnendienst en een dagdeel met jullie eigen orders en documenten brengen we de kansen in kaart. Je krijgt een stappenplan per proces, geprioriteerd op impact en investering.
De scan is los af te nemen. Het stappenplan is van jullie, ook als je niet met ons verder gaat.